การย้ายออฟฟิศ ถือเป็นเรื่องสำคัญสำหรับบริษัทและผู้ประกอบการทั้งหลาย เพราะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลายด้าน ก่อนที่จะตัดสินใจ ย้ายออฟฟิศ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง สถานที่ตั้งสำนักงานใหม่ ค่าใช้จ่ายหลังการเข้าอยู่ สภาพแวดล้อมโดยรอบ จำนวนพนักงาน และเรื่องต่าง ๆ อีกมากมาย  

ดังนั้น ผู้ประกอบการควรวางแผนการย้ายสํานักงานให้รอบครอบและถี่ถ้วน เพื่อให้แน่ใจว่า ออฟฟิศใหม่ของเรานั้น จะสามารถตอบโจทย์ ทุกความต้องการสำหรับพนักงาน รวมถึงสามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคตได้ด้วย หากเพื่อน ๆ คนไหน ที่กำลังได้รับมอบหมาย ให้ทำภารกิจสำคัญนี้ วันนี้ พี่ไว้ใจ ได้รวบรวม ปัจจัยต่าง ๆ ที่สำคัญและควรต้องพิจารณา เมื่อจะต้องย้าย สำนักงาน มาฝาก ดังนี้ค่ะ

เลือกอ่านตามหัวข้อที่สนใจ

• พนักงาน และสิ่งอำนวยความสะดวก
• ลูกค้า คือคนสำคัญ
• ฟังก์ชั่นการใช้งานที่เหมาะสม
• ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หลังการย้ายออฟฟิศ
• ความปลอดภัยของอาคาร
• การเตรียมความพร้อมก่อน ย้ายออฟฟิศ

พนักงาน และสิ่งอำนวยความสะดวก

เมื่อต้องวาง แผนการ ย้ายสํานักงาน เพื่อรองรับ การเติบโตของธุรกิจ และจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น หรือ ต้องการ ย้ายออฟฟิศ ใหม่ ไปอยู่ในย่านที่เหมาะสมกับธุรกิจ สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง คือ ความสะดวกสบายของพนักงานที่ทำงานอยู่ปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการเดินทางของพนักงาน ที่ต้องใช้ระบบขนส่งสาธารณะ จำนวนที่จอดรถ รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ เช่น ศูนย์อาหารพนักงาน ร้านกาแฟ สถานที่ออกกำลังกาย ร้านสะดวกซื้อ อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เราไม่ควรมองข้ามเพราะสิ่งเหล่านี้ จะเป็นสิ่งดึงดูดให้พนักงานอยากมาทำงานทุกวัน

นอกจากนั้น ยังมีเรื่องของ การออกแบบรูปแบบการทำงานของสำนักงาน ให้สอดคล้องกัน เช่น การแบ่งโซนสำหรับแผนกที่ต้องการความเป็นส่วนตัว แยกจากพื้นที่ของแผนกที่สามารถใช้ Co-Working Area และการใช้เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่เหมาะสม แสงสว่างที่เพียงพอ สิ่งเหล่านี้ ก็เป็นปัจจัยสำคัญ ในการเลือกสำนักงานใหม่ เพื่อให้ได้ที่ทำงานที่ดีที่สุด สำหรับพนักงานของเรา

ลูกค้า คือคนสำคัญ

สำหรับธุรกิจที่ต้องมีการติดต่อกับลูกค้า ทั้งเก่าและใหม่ การจะ ย้ายออฟฟิศ สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ต้องคำนึงถึง คือ ลูกค้า เพราะพวกเขาเหล่านี้ เป็นหนึ่งในกลไกสำคัญ ที่จะทำให้บริษัทมีรายได้ ดังนั้น ที่ตั้งของสำนักงาน จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก ที่เราควรคิดถึงในมุมของลูกค้า หรือผู้ที่มาติดต่ออื่น ๆ ด้วย

ทำเลที่ตั้งสำนักงานแห่งใหม่ ควรเป็นที่ที่ลูกค้า เดินทางมาสะดวก มีที่จอดรถใกล้ ๆ และเพียงพอ นอกจากนี้ เพื่อเป็นการดึงดูดลูกค้าใหม่ หากเป็นไปได้ สำนักงานควรตั้งอยู่ในพื้นที่ ย่านธุรกิจ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของบริษัท และใกล้สิ่งอำนวยความสะดวก เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ฯลฯ เพราะสถานที่เหล่านี้มีความจำเป็นไม่น้อยต่อการใช้ชีวิตประจำวันของลูกค้าด้วยเช่นกัน

ฟังก์ชั่นการใช้งานที่เหมาะสม

ก่อนที่จะหาสำนักงานใหม่ ให้ถูกใจ เราควรมาวิเคราะห์กันก่อนว่า การจัดวาง Lay out เฟอร์นิเจอร์ และอุปกรณ์ เครื่องใช้ต่าง ๆ ที่เหมาะสมควรเป็นแบบไหน ลองปรึกษาพนักงานก่อน ย้ายออฟฟิศ ดูว่ามีความต้องการ กับสภาพแวดล้อมในการทำงานแบบใด เช่น หากบริษัทมีภาพลักษณ์ของการทำงานแบบสบาย ๆ และจำนวนพนักงานไม่มากนัก ควรจัดสรรพื้นที่ให้เป็นแบบที่ไม่เป็นทางการมาก อาจมีพื้นที่ Co-Working Area เพื่อให้พนักงาน และลูกค้าสามารถนั่งทำงาน หรือนั่งรอ ร่วมกันได้ รวมถึงอาจมีมุมกาแฟ หรือขนมของว่าง ไว้บริการ ทั้งพนักงาน และลูกค้า เป็นต้น

ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ หลังการ ย้ายออฟฟิศ

สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน ในการวางแผนการย้ายสํานักงาน คือ เรื่องค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นเป็นประจำหลังการเข้าอยู่ เราควรคำนวนค่าใช้จ่ายต่อเดือนโดยประมาณ เพื่อส่งให้ฝ่ายขาย หรือผู้บริการ ตัดสินใจ ว่าคุ้มค่าหรือไม่กับค่าใช้จ่ายสำนักงานโดยประมาณที่เพิ่มสูงขึ้น เช่น ค่าขนย้าย ค่าปรับปรุงสำนักงานใหม่ ค่าใช้จ่ายหลังเข้าอยู่ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าจ้างแม่บ้านทำความสะอาด รวมไปถึง ค่ารื้อถอน กรณีหมดสัญญาเช่า ด้วยนะคะ ซึ่งค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหล่านี้ เป็นค่าใช้จ่ายที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ จึงควรเช็คและคำนวนให้ดี ก่อนตัดสินใจ

ระบบความปลอดภัยของอาคาร

ปัจจัยสำคัญอีกอย่างหนึ่ง ที่ควรตรวจสอบให้ดี ก่อนตัดสินใจย้ายออฟฟิศ ไปยังสำนักงานใหม่ คือ ระบบความปลอดภัยของอาคาร ทั้งภายใน และ ภายนอก เราควรเช็กโดยรอบของตัวอาคาร ว่าได้มาตรฐานหรือไม่ โดยอาจหาข้อมูลจากนิติบุคคล หรือผู้ให้เช่า ระบบภายในอาคาร มีการรักษาความปลอดภัยอย่างไร โดยเฉพาะช่วงที่โควิดระบาด มีมาตรการควบคุม ดูแล การแพร่ระบาดของไวรัสหรือไม่

รวมไปถึง พื้นที่ส่วนกลาง ที่ต้องใช้ร่วมกันกับผู้เช่าอื่น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการดูแล ทำความสะอาดพื้นที่ส่วนกลาง กล้องวงจรปิด ลิฟท์ บันไดหนีไฟ ระบบการเข้า-ออกอาคาร สภาพแวดล้อมภายนอกอาคาร เป็นอย่างไร จำนวนคนรอบ ๆ บริเวณนั้น แออัดเกินไปไหม หรือสำนักงานใหม่ อยู่ไกลจากชุมชน จนอาจทำให้พนักงาน ไม่ได้รับความสะดวกสบาย หรือรู้สึกไม่ปลอดภัยเมื่อต้องอยู่ทำงานเวลากลางคืน เป็นต้น

และที่สำคัญ อย่าลืมศึกษาเรื่อง เงื่อนไขของการประกันภัยของสำนักงาน ในสัญญาให้รัดกุม เพราะบางทีสำนักงานใหม่ อาจไม่มีการทำประกันภัยไว้กับอาคาร เพื่อน ๆ อาจต้อง เอาเรื่อง ค่าใช้จ่ายในการประกันภัย เข้าไปรวมไว้ในแผนการ ย้ายสํานักงาน เพื่อให้ผู้บริหาร ตัดสินใจด้วยนะคะ

การเตรียมความพร้อมก่อน ย้ายออฟฟิศ

การตรวจสอบ ความพร้อมในการย้ายออฟฟิศ เพื่อให้แน่ใจว่า พนักงานของเรา มีความพร้อมมากน้อยเพียงใด เราควรแจ้ง ให้พนักงานทราบล่วงหน้า เพื่อเตรียมเก็บของใช้ ของแต่ละคน เพื่อทำการขนย้าย การทำเช็คลิสต์ สิ่งของและแยกประเภทสิ่งของต่าง ๆ จะช่วยให้การ เก็บของทำได้เป็นแผนก และเป็นหมวดหมู่ง่าย เมื่อถึงเวลาขนย้ายก็สะดวก จัดหารถในการขนย้าย ให้เพียงพอสำหรับของที่จะต้องย้ายไปออฟฟิศใหม่ การมีเช็คลิสต์รายการไว้ จะทำให้เราแน่ใจว่ากล่องเอกสาร หรืออุปกรณ์ สำนักงานต่าง ๆ จะไม่สูญหายระหว่างขนย้าย หรือยังลืมไว้ที่เก่า

สรุปส่งท้าย

เรื่องของการ ย้ายออฟฟิศ นั้นเป็นสิ่งที่เราต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วน ว่าเมื่อถึงเวลาที่ต้องวาง แผนการ ย้ายสํานักงาน เราสำรวจ และวิเคราะห์ ทุกด้านอย่างครบถ้วนแล้วหรือยัง ถ้าเรามีความรู้สึกว่า สำนักงานคับแคบเกินไป มีที่ว่างไม่เพียงพอสำหรับพนักงานของเรา และสำหรับพนักงานใหม่ที่จะเข้ามา รวมถึง เพื่อมองถึงการเติบโตของบริษัท และความสุขในการทำงานของพนักงาน ควรมองหาสถานที่ใหม่ ๆ ให้เหมาะกับธุรกิจของเรา สำหรับใครที่ กำลังมีแผน ในการหาออฟฟิศใหม่อยู่ ลองเอาข้องมูลในด้านต่าง ๆ ที่พี่ไว้ใจรวบรวมมาให้ไปใช้กันนะคะ